برابر ماده 6 و 25 و تبصره ماده 25 قانون ثبت اسناد و املاک رسیدگی به اختلافات و اشتباهات ثبتی با هیات نظارت است . در مواردی که رای هیات نظارت قطعی است قابل تجدید نظر در شورای عالی ثبت میباشد .
حدود صلاحیت و وظایف هیات نظارت
1-هر گاه در اجرای مقررات ماده 11 از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت اختلافی بین اشخاص و اداره ثبت واقع شود یا اشتباهی تولید گردد و یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد رفع اختلاف و تعیین تکلیف و یا ابطال و یا اصلاح درخواست ثبت با هیات نظارت است .
2- هر گاه هیات نظارت تشخیص دهد که در جریان مقدماتی ثبت املاک اشتباه موثر واقع شده آن اشتباه و همچنین عملیات بعدی که اشتباه مزبور در آن موثر بوده ابطال و جریان ثبت طبق مقررات تجدید یا تکمیل یا اصلاح میگردد . رسیدگی هیات نظارت در موارد مذکور تا وقتی است که ملک در دفتر املاک به ثبت نرسیده باشد .
3- هر گاه در موقع ثبت ملک و یا ثبت انتقالات بعدی صرفا" به علت عدم توجه و دقت نویسنده در سند مالکیت و یا دفتر املاک اشتباه قلی رخ دهد و همچنین در صورتی که ثبت دفتر املاک مخالف یا مغایر سند رسمی با حکم نهایی دادگاه باشد هیات نظارت پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه دستور اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت را صادر خواهد کرد .
4- اشتباهاتی که قبل از ثبت ملک در جریان عملیات مقدماتی ثبت پیش آمده و موقع ثبت ملک در دفتر املاک مورد توجه قرار نگرفته بعدا" اداره ثبت متوجه آن گردد در هیات نظارت مطرح میشود و در صورتی که پس از رسیدگی وقوع اشتباه محرز و مسلم تشخیص گردد و اصلاح اشتباه به حق کسی خلل نرساند هیات نظارت دستور رفع اشتباه و اصلاح آن را صادر مینماید و در صورتی که اصلاح مزبور خللی به حق کسی برساند به شخص ذینفع اخطار میکند که میتواند به دادگاه مراجعه نماید و اداره ثبت دستور رفع اشتباه یا اصلاح آن را پس از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه صادر خواهد نمود .
5- رسیدگی به تعارض در اسناد مالکیت کلا" یا بعضا" خواه نسبت به اصل ملک خواه نسبت به حدود و حقوق ارتفاقی آن با هیات نظارت است .
6- رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک شود با هیات نظارت است مشروط بر اینکه رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند .
7- هر گاه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین اشکال یا اشتباهی پیش آید رفع اشکال و اشتباه مزبور و دستور لازم با هیات نظارت خواهد بود .
8- رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به نظریه رئیس ثبت در مورد تخلفات و اشتباهات اجرایی با هیات نظارت است .
تشکیلات هیات نظارت
هیات نظارت مرکب از دو قاضی به انتخاب رئیس دادگستری استان به علاوه مدیر کل ثبت منطقه یا قائم مقام اوست . برای این هیات یک عضو علی البدل از قضات یا کارمندان ثبت مرکز استان منظور شده است .
هیات نظارت هر استان در اداره ثبت منطقه تشکیل میشود و جلسات آن حداقل هفته ای یکبار و خارج از ساعات اداری خواهد بود .
آراء هیات نظارت
الف – نحوه صدور : رای هیات باید دارای مقدمه ای مشمتل بر خلاصه جریان کار و بیان اشکال و موضوع اختلاف بوده و منجز و مستدل و بدون قید و شرط و ابهام باشد و اگر به اتفاق آراء صادر نشده باشد نظر اقلیت به طور مشروح و مستدل باید در آن قید شود همچنین آراء صادره باید مستند به مواد قانون باشد و در آنها صریحا" قید شود که قطعی است یا قابل تجدیدنظر میباشد .
ب- نحوه ابلاغ : آراء هیات باید در دفتر اندیکاتور واحدهای ثبتی ثبت شود و رونوشت آراء قابل تجدیدنظر فورا" در تابلوی اعلانات ثبت محل الصاق گردد و تذکر داده شود که تا 20 روز قابل تجدیدنظر است . الصاق رونوشت رای در تابلو اعلانات ثبت محل ابلاغ محسوب میشود .
مرجع درخواست تجدیدنظر
مرجع تسلیم درخواست تجدیدنظر از آراء قابل تجدیدنظر هیات نظارت واحد ثبتی است که رای مزبور در تابلوی اعلانات آن الصاق شده است و مهلت درخواست تجدیدنظر 20 روز از تاریخ الصاق رای در تابلو اعلانات است . واحد ثبتی پرونده ثبتی را با کلیه سوابق به دبیرخانه شورای عالی ثبت ارسال میکند .